Kort antwoord
Ja, je kan een bijberoep starten zonder BTW aan te rekenen. Voorwaarde: je jaaromzet blijft onder €25.000 (exclusief BTW). Je vraagt de BTW-vrijstellingsregeling aan bij je ondernemingsloket. Je rekent dan geen BTW aan op je facturen, maar je kan ook geen BTW recupereren op je aankopen.
Kan ik starten zonder BTW aan te rekenen?
Ja, als je omzet onder €25.000 per jaar blijft. Dit heet de BTW-vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen. Je vraagt het aan bij je ondernemingsloket wanneer je je inschrijft, of later bij het BTW-kantoor.
Concreet betekent het: je rekent geen BTW aan op je facturen, je dient geen maandelijkse of kwartaal-BTW-aangiftes in, en je administratie is een stuk eenvoudiger. Je dient enkel een jaarlijkse klantenlisting in (overzicht van je Belgische klanten met BTW-nummer).
Je hebt wél een ondernemingsnummer
Je krijgt wel een ondernemingsnummer (dat is ook je BTW-nummer met "BE" ervoor). Je bent dus "geïdentificeerd voor BTW", maar vrijgesteld van BTW-plicht. Dat is niet hetzelfde als geen BTW-nummer hebben.
Niet alle activiteiten komen in aanmerking. Sommige sectoren zijn uitgesloten (bv. nieuwbouw in de bouwsector, verkoop van nieuwe vervoermiddelen). Maar voor de meeste dienstverleners en kleine handelaars is het prima mogelijk.
Wat als ik toch over de €25.000 ga?
Dan moet je BTW-plichtig worden. Op het moment dat je de drempel overschrijdt, moet je BTW gaan aanrekenen. Je moet dit zelf melden bij de FOD Financiën.
Je merkt dat je de drempel gaat overschrijden
Houd je omzet goed bij. Zodra je ziet dat je de €25.000 gaat halen (of al gehaald hebt), moet je actie ondernemen.
Meld het bij het BTW-kantoor
Je moet de overschrijding melden bij je lokale BTW-kantoor. Dat doe je via een formulier (604B). Je ondernemingsloket kan je hierbij helpen.
Start met BTW aanrekenen
Vanaf de levering of dienst waarmee je de drempel overschrijdt, moet je BTW aanrekenen op al je facturen. Niet enkel op het bedrag boven €25.000, maar op álles.
Begin met BTW-aangiftes
Je dient voortaan kwartaal- of maandaangiftes in. Het voordeel: je kan nu ook BTW recupereren op je beroepsmatige aankopen.
Opgelet
De drempel van €25.000 geldt per kalenderjaar. Start je halverwege het jaar, dan wordt de drempel niet gehalveerd.het blijft €25.000. Maar als je in je eerste (onvolledig) jaar al boven de €25.000 zit, moet je meteen overschakelen.
Vergeet niet je prijzen aan te passen. Als je voordien €500 factureerde zonder BTW en nu €605 met BTW, kan dat voor particuliere klanten als een prijsverhoging aanvoelen. Communiceer dit tijdig.
Moet ik dan BTW aanrekenen op alles?
Ja, op alle facturen vanaf het moment dat je BTW-plichtig wordt. Niet enkel op de factuur waarmee je de drempel overschrijdt, maar op alle facturen daarna.
Belangrijk: het geldt niet met terugwerkende kracht. Facturen die je eerder verstuurde zonder BTW (toen je nog vrijgesteld was) hoef je niet aan te passen. Enkel nieuwe facturen vanaf het moment van overschrijding krijgen BTW.
De vrijstelling geldt altijd voor je volledige activiteit. Je kan niet kiezen om voor sommige facturen wel BTW aan te rekenen en voor andere niet. Het is alles of niets.
Kan ik dan ook BTW terugkrijgen op mijn aankopen?
Ja! Dat is het grote voordeel van BTW-plichtig zijn. Zodra je BTW-plichtig wordt, kan je de BTW aftrekken op al je beroepsmatige aankopen. Laptop, software, kantoormateriaal.de 21% BTW die je betaalt, krijg je terug via je BTW-aangifte.
En in sommige gevallen kan dat zelfs retroactief. Als je vlak voor je overschakeling een grote investering deed (bv. een computer), kan je onder bepaalde voorwaarden de BTW daarop alsnog recupereren. Bespreek dit met je boekhouder, want de regels zijn strikt.
De keerzijde van de vrijstelling
Zonder BTW-plicht betaal je bij een laptop van €1.000 + €210 BTW het volledige bedrag van €1.210 uit eigen zak. Als BTW-plichtige krijg je die €210 terug. Bij veel aankopen loopt dat verschil snel op.
Wanneer is het slimmer om WEL BTW-plichtig te zijn?
Soms ben je beter af als BTW-plichtige, zelfs als je onder de €25.000 zit. In deze situaties is de vrijstelling niet je beste optie:
- Je hebt veel kosten of investeringen Koop je dure apparatuur, software of materialen? Als BTW-plichtige recupereer je 21% BTW op al die aankopen. Bij de vrijstelling betaal je die BTW uit eigen zak. Bij een investering van €5.000 is dat €1.050 verschil.
- Je klanten zijn andere bedrijven (B2B) Bedrijven trekken de BTW op jouw factuur sowieso af. Het maakt hen niet uit of je €500 of €605 (incl. BTW) factureert.ze betalen netto hetzelfde. Maar jij mist wel de BTW-aftrek op je eigen aankopen.
- Je zit dicht bij de €25.000 grens Als je flirt met de drempel, riskeer je dat je er in de loop van het jaar overheen gaat. Dan moet je alsnog overschakelen, en dat is administratief gedoe.
- Je activiteit groeit snel Als je verwacht dat je binnen een jaar of twee boven de €25.000 zit, kan je beter meteen als BTW-plichtige starten. Dan hoef je later niet om te schakelen.
Wanneer is zonder BTW het slimst?
De vrijstelling is meestal de beste keuze als je aan deze drie voorwaarden voldoet:
- Je klanten zijn particulieren Particulieren kunnen geen BTW aftrekken. Voor hen is jouw factuur zónder BTW goedkoper dan een factuur mét BTW. Een yogales van €50 vs. €60,50.dat merkt je klant.
- Je hebt weinig kosten of investeringen Hoe minder je koopt voor je bijberoep, hoe minder BTW je zou recupereren. Als je vooral je tijd verkoopt (consultancy, coaching, freelance diensten) en weinig materiaal nodig hebt, mis je weinig.
- Je wil het administratief simpel houden Geen BTW-aangiftes = minder werk. Als je het zelf doet (zonder boekhouder), scheelt dat flink. Je houdt gewoon je inkomsten en kosten bij voor je belastingaangifte.
Samengevat
B2C (klanten zijn particulieren) + weinig kosten + simpel houden = vrijstelling is top. B2B (klanten zijn bedrijven) + veel kosten = BTW-plichtig is meestal beter.
Wat moet ik op mijn factuur zetten?
Als je de BTW-vrijstelling hebt, moet je op elke factuur een verplichte vermelding zetten. Zonder die vermelding is je factuur niet correct en riskeer je een boete.
Verplichte vermelding
"Kleine onderneming onderworpen aan de vrijstellingsregeling van belasting. BTW niet toepasselijk."
Daarnaast gelden dezelfde factuurvereisten als voor BTW-plichtige ondernemingen. Op je factuur moet altijd staan:
- Je naam en adres
- Je ondernemingsnummer
- Factuurnummer (doorlopende nummering)
- Factuurdatum
- Naam en adres van de klant
- Omschrijving van de geleverde dienst of product
- Bedrag (zonder BTW, want die is niet van toepassing)
- De verplichte BTW-vrijstellingsvermelding
De meeste facturatietools laten je de BTW-vrijstellingsvermelding instellen als standaardtekst. Doe dat meteen bij het opzetten, dan vergeet je het niet.
Gerelateerde gidsen
Veelgestelde vragen
Moet ik toch een BTW-nummer aanvragen?
Je krijgt automatisch een ondernemingsnummer bij inschrijving via het ondernemingsloket. Dat nummer is ook je BTW-nummer (met "BE" ervoor). Je bent dus "geïdentificeerd voor BTW" maar vrijgesteld van de BTW-verplichtingen. Je hebt het nummer, maar je rekent geen BTW aan.
Telt het omzetplafond per kalenderjaar?
Ja, de €25.000 is per kalenderjaar (1 januari tot 31 december). Start je halverwege het jaar, dan geldt toch het volledige bedrag van €25.000.het wordt niet naar verhouding verminderd.
Kan ik later nog overschakelen naar BTW-plichtig?
Ja, je kan op elk moment vrijwillig overschakelen naar de gewone BTW-regeling. Dat kan zelfs interessant zijn als je onder de €25.000 blijft, maar veel beroepsmatige aankopen doet waarop je BTW wil recupereren. Meld het bij je BTW-kantoor via formulier 604B.
Welke activiteiten zijn uitgesloten van de BTW-vrijstelling?
Bepaalde activiteiten komen niet in aanmerking, o.a.: nieuwbouw en verbouwingswerken in de bouwsector (ook onderaanneming), levering van nieuwe vervoermiddelen, en activiteiten die al vrijgesteld zijn op basis van artikel 44 BTW-wetboek (bv. medische diensten, onderwijs). Voor de meeste dienstverleners en kleine handelaars is de vrijstelling gewoon mogelijk.
Wat als ik diensten lever aan klanten in het buitenland?
Bij diensten aan buitenlandse bedrijven (B2B) gelden speciale BTW-regels (verlegging van heffing). Die gelden ook als je de BTW-vrijstelling hebt. Je moet dan een intracommunautaire BTW-aangifte indienen voor die transacties. Dit kan complex worden.bespreek het met een boekhouder als je regelmatig buitenlandse klanten hebt.